Existen una serie de operaciones automatizadas por el Sistema que es necesario ejecutarlas una vez concluida la liquidación, o bien antes de iniciar un nuevo periodo o tipo de liquidación. Estas tareas actualizan información en archivos principales como lo son Legajos, Conceptos o Liquidaciones, o bien en archivos secundarios tales como Acumuladores, Adelantos de sueldos ganancias, etc.
Cada un cumple funciones importantes y de NO ejecutarlas cuando corresponde, el sistema puede realizar mal las liquidaciones posteriores a los cierres no hechos.
Cierres Disponibles
La operatoria general es simple, se accede al proceso, generalmente solicitan el período a cerrar, y algunos datos mínimos requeridos, para poder ejecutar el proceso, lo importante es para que sirve cada una y cuándo debe ser ejecutada que es lo que es lo que detallamos a continuación.
Cierres – Antigüedad Automática
Este cierre actualiza la antigüedad del legajo, muy importante para el calculo de vacaciones o antigüedades, debe ser ejecutado, al final de las liquidaciones del mes o antes de empezar a liquidar el mes siguiente, partiendo de la fecha de alta de cada legajo el sistema pide ingresar la fecha a la cual debe calcular la antigüedad, ya que si queremos hacer liquidaciones para calcular provisiones de SAC o aguinaldo, actualizamos la antigüedad al mes que queremos hacer el cálculo, liquidamos para obtener la información y luego volvemos a actualizar antigüedad al fin del mes próximo a liquidar y anulamos la liquidación realizada.
Cierres – Antigüedad Manual
Es para empresas del estado, donde la antigüedad cambia en un mes determinado del año sin importar la fecha de ingreso del personal, generalmente Julio, es decir una persona que ingreso en mayo, en junio tiene un año de antigüedad, se ejecuta una vez al año y solo en el mes en que cambian las antigüedades.
Cierres – Conceptos particulares y edad
Este cierre debe ser ejecutado después de primera quincena y después de segunda quincena y mensuales lo que hace es eliminar los conceptos de tipo único, le resta una cuota a los temporarios y llega a cero lo elimina, actualiza la edad del personal.
Cierres – Grupos fijos
Los grupos fijos son como conceptos particulares (novedades) pero para todos los legajos que pertenecen a cada grupo, debe ser ejecutado después de primera quincena y después de segunda quincena y mensuales lo que hace es eliminar los conceptos de tipo único, le resta una cuota a los temporarios y llega a cero lo elimina dentro de cada grupo.
Cierres – Actualizar Acumuladores
Este proceso, toma los conceptos liquidados en el periodo ingresado, y actualiza los acumuladores, muy importante para mantener actualizada la información que necesitamos para los procesos de liquidación o estadísticos. Puede ejecutarse la cantidad de veces que sea necesario, ya que cada vez que se ejecuta, pone en cero la información de les seleccionado y la recompone totalmente.
Muy importante es saber que se pueden regenerar los acumuladores con información histórica, por ejemplo creamos un nuevo acumulador, pero necesitamos la información de algunos meses anteriores, solo vuelva a ejecutar este proceso periodo por periodo y el nuevo acumulador se cargara con la información procesada meses anteriores y cada una en el mes correspondiente, si se tiene personal quincenal, ejecutar después de primera quincena para acumulados de primera quincena que se van a usar en la segunda.
Cierres – Cuentas corrientes de Obras Sociales
El sistema permite guardar los importes calculados para la obra social a la que pertenece, cuándo es una prepaga con cuota mensual fija, puede suceder que en algunos meses al empleado le sobre dinero, ya sea porque cobro premios u horas extras o el bono y el importe por su bruto da más que la locuta, el sistema guarda la diferencia y luego la toma cuando le falte, par ano generar diferencia de plan, debe ejecutarse todos los meses al final de las liquidaciones del período.
Cierres – Adelantos, Prestamos y Retenciones Judiciales
Este cierre, descuenta del saldo de las cuentas de adelantos, prestamos y retenciones judiciales, los importes procesados en la ultima liquidación grabando un movimiento en la cuenta que luego se refleja en los reportes correspondientes.
Nota: La retención judicial NO es el embargo, que trabaja con mínimos y % , la retención judicial llega un oficio que indica descontar tantas cuotas de un importe específico y pagárselas a una persona o entidad determinada
Cierres . Situación de revista
Durante el mes cada empleado puede incurrir en hasta 3 situaciones de revistas diferentes, ya sea por entrar de vacaciones, o enfermedad o accidentes, el usuario va ingresando en el sistema el día y motivo del cambio, este cierre que debe ejecutarse a fin de mes después de haber cerrado las liquidaciones, pone la última situación de revista informada como primera del día 1 y borra los 2 restantes para poder volver a ingresar cualquier novedad.
Cierres Grupos Fijos por Modalidad de contratación
Este cierre cumple la función de modificar los % asignados a conceptos de contribución según la modalidad de contratación y antigüedad que tengan los legajos, para otorgar beneficios a los empleadores que incorporaban personal nuevo según la antigüedad, se van aumentando los % hasta llegar al valor total.
Cierres – Actualizar Base Aguinaldo (SAC)
La base aguinaldo (SAC) que se muestra en el legajo, es el mejor sueldo del semestre que el sistema entre otras posibilidades guarda para liquidar el aguinaldo en Junio y Diciembre, este cierre busca todas las liquidaciones del mes las suma y compara con la base que está en el legajo guardando la más alta, este cierre debe ejecutarse siempre al final de cada mes, existen fórmulas que liquidan el SAC desde esta base guardada.
Cierres – Limpiar Base Aguinaldo
La base del SAC, es mejor sueldo del semestre, al comenzar un nuevo semestre después de la liquidación del aguinaldo se debe ejecutar este proceso para que limpie las bases y arranque de cero el nuevo semestre.
Cierres – Limpiar Ganancias
Ganancias es un impuesto que según se lo liquide por devengado o percibido, cierra en noviembre o diciembre de cada año, este proceso pone en cero todos los acumulados destinados al cálculo, aunque mantiene las declaraciones form. 572 que luego se puede modificar manualmente o desde la bajada del SIRADIG.
Cierres – Pasaje de Liquidación
Las bases de SQL server que usan nuestros sistemas, soportan millones de registros sin perder performance, pero para no tener en línea muchos años de liquidaciones , el sistema tiene un reservorio histórico para guardar liquidaciones antiguas que si son necesarias las vuelve a activar esta información está dentro de la misma base de datos.
Las opciones son pasar del actual al histórico y pasar del histórico al actual, aconsejamos no tener en línea mas de 5 años de liquidación en empresas de más de 500 legajos, con eso evitamos que al hacer consultas no busque en millones de movimientos de los cuales una gran cantidad son de información muy antigua que no vale la pena tener en línea, de todas maneras si fuera necesario activarla, este mismo proceso la devuelve a la tabla de activas.
Cierres – Actualizar acumuladores prorrateando el importe en NN meses anteriores y el actual
Cuando liquidamos conceptos que calculan premios que representan mas de un mes por ejemplo premios trimestrales o el bono anual por producción, y queremos que esos conceptos solo se reflejen en el aguinaldo proporcionalmente en cada mes, esos conceptos NO DEBEN ser incorporados en la configuración del acumulador correspondiente para evitar que lo sume al 100% en el mes en que se liquida, esos conceptos deben acumularse por medio de este proceso que le pide en que acumulador lo quiere sumar y en cuantos meses hacia atrás lo quiere prorratear, logrando de esta manera el objetivo.
Cierres – Ganancias 4ta categoría
Este cierre es más que importante si no lo ejecuta en los momentos que corresponde y con las opciones adecuadas, la liquidación automática de ganancias se calculará MAL, básicamente toma la información obtenida en el cálculo y la suma a los acumulados de ganancia
No explicamos los detalles porque una mala interpretación puede generar errores, todo el proceso de liquidación de ganancias que el sistema hace automáticamente requiere de una correcta parametrización y cierres que nuestros implementadores explican muy detalladamente en la puesta en marcha del sistema. Haciendo pruebas de verificación de manera que el sistema quede perfectamente configurado para su cálculo automática